Fakturer nemmere, fakturer mere

Drag’n’drop redigering, betalingsplaner, fakturering i fremmed valuta, fastpris eller medgået tid, kunderabatter og meget mere.

Sammenkobling af tidsregistrering, projektstyring og fakturering giver store fordele

Kernen i TimeLog Project er forretningsprocessen fra tidsregistrering over projektstyring til fakturering. Det betyder, at når der er oprettet et projekt, medarbejderen har registreret tid, udlæg, rejser – eller der er lagt rater på projektet – så er det nemt og hurtigt at oprette fakturaer ud fra disse registreringer.

Der er mange fordele ved at automatisere denne proces:

• Det er lettere at fakturere. Bogholderiet kan spare tid og får helt nye muligheder til afstemnings og kvalitetssikring.
• Projektledere kan oprette og godkende fakturaer.
• Dokumentationen til kunden er langt bedre end tidligere – og kan tilpasses det detaljeniveau kunden ønsker.
• Ledelsen kan følge hele faktureringsprocessen.
• Rapporter viser kostpris, forventet værdi og realiseret værdi ud fra alle de dimensioner TimeLog Project understøtter.
• Mulighed for at adskille indtægtsføring og fakturering.

Dermed opnår virksomheden et større overblik over faktureringen og økonomien – men det betyder også, at der faktureres mere og mere præcist.

Samtidig er den præcise dokumentation med til, at mange uoverensstemmelser med kunden kan undgås, og at virksomheden står stærkt ved eventuelle tvister.

Automatiseret fakturering – med mulighed for afvigelser

I TimeLog Project kan en stor del af faktureringen automatiseres via en række indstillinger og regler.

På kunde- eller projektniveau kan man lave forvalg af betalingsbetingelser, fakturaskabelon, rabatter, intern reference, momsberegning, etc., som så bruges, når der oprettes nye fakturaer for den pågældende kunde eller projekt.

Man kan afvige fra forvalgene på den enkelte faktura – men med den delvise automatisering undgås mange fejl, og faktureringen kan gennemføres hurtigere. Derfor kan bogholderiet fokusere mere på kvalitetssikring og afstemning.

Betalingsplaner og projekter på fast pris

Betalingsplanen er bindeleddet mellem projektplanen og projektets fakturering. Med betalingsplaner kan du planlægge, hvor meget, hvornår og hvordan kunden skal faktureres. Betalingsplaner kan enten være knyttet til et projekt på fast pris, til en fastprisfase eller til arbejde på medgået tid. Projektlederen kan markere om en rate i betalingsplanen er klar til fakturering – og dette fremgår så i fakturamodulet.

Projekt- eller kundespecifik fakturering

I TimeLog Project kan man fakturere med udgangspunkt i kunden eller projektet. I TimeLog Projects debitorliste kan man se faktureringspotentiale per kunde og herunder per projekt. Man kan herfra vælge om en kunde skal faktureres samlet, eller om der skal laves en faktura per projekt.

Redigering af fakturalinjer og fakturahoved

Alle virksomheder gør tingene på deres egen måde, så kravet til fleksibilitet ved redigering af fakturaen er store.

I TimeLog Project kan man rette i den enkelte fakturalinje, flytte disse via drag’n’drop, indsætte totaler, subtotaler og overskrifter – og gruppere fakturalinjer efter projekt, konsulent eller andet. Derudover kan man lægge produkter eller ekstra ydelser ind – hvis man i sidste øjeblik skal fakturere kunden ekstra.

På samme måde kan man rette i de generelle oplysninger på fakturaen. Udseendet af fakturaen og den eventuelle fakturaspecifikation kan tilpasses i systemadministrationen. Det er muligt at lave flere fakturaskabeloner fx på forskellige sprog eller til forskellige enheder i forretningen.

Fakturér i kundens valuta

TimeLog Project understøtter selvfølgelig fremmede valutaer, så man kan fakturere kunden i den valuta kunden anvender. De aktuelle valutakurser hentes automatisk over nettet og alle beløb omregnes til en referencevaluta, så man kan nemt sammenligne omsætningen fra forskellige valutaer.

Færdiggørelsesgrad, estimeret værdi og igangværende arbejder

Via udvidelsen TimeLog EVM adskilles fakturering og indtægtsføring. Målet er at håndtere den økonomiske rapportering af komplekse og store fastprisprojekter.

Faktureringsproces

Faktureringsprocessen kan konfigureres på mange måder i TimeLog Project. Et typisk faktureringsforløb kunne være:

1. Projektleder opretter projekt med budget.
2. Projektleder laver betalingsplan med rater for fastpris-delen af projektet.
3. Projektleder laver faser til medgået tid.
4. Medarbejdere registrerer tid, udlæg og rejser.
5. Projektleder vurderer ETC og justerer budget.
6. Projektleder godkender rater til fakturering.
7. Projektleder laver en fakturakladde til kunden.
8. Økonomimedarbejder bogfører fakturaen.
9. Økonomimedarbejder printer faktura og specifikation, sender denne til kunden og overfører beløbet til økonomisystemet.
10. Ledelsen kan følge hele forløbet og trække økonomiske rapporter.

Integration med økonomisystemer

Fra TimeLog Project kan man eksportere XML- eller tekstfiler med fakturaoplysninger, som så kan indlæses i økonomi- eller regnskabssystemet.

Med den gratis og indbyggede integration mellem TimeLog Project og e-conomic, som er et online regnskabsprogram, er det muligt at overføre bogførte fakturaer, som så kan tilføres yderligere varer eller ydelser, inden de bogføres igen i e-conomic. Integrationen kan også koble alle registreringstyper, dimensioner og timepriser med specifikke varenumre i e-conomic.

Endelig kan man benytte TimeLog API til at bygge en integration med det økonomi- eller regnskabsprogram, virksomheden bruger. Med TimeLog Reporting API kan man trække data ud om fakturaer i TimeLog Project.

Læs mere integrationer med TimeLog Project