Fakturer mere og nemmere

Opnå store fordele ved at koble tidsregistrering og projektstyring med fakturering.

Tid, projekt og fakturering

I TimeLog Project går der en lige linje fra tidsregistrering over projekter til fakturering. Det betyder, at når et projekt er oprettet, medarbejderne har registreret tid, udlæg og rejser på det – er det muligt automatisk at lave fakturaer ud fra det registrerede tidsforbrug og projektets budget.

Det er der flere fordele ved:

• Det er meget lettere at oprette fakturaer for det udførte arbejde. Selve faktuteringsprocessen er ofte overstået langt hurtigere end før virksomheden anvendte TimeLog Project.
• Projektlederen har mulighed for at oprette eller godkende fakturaer.
• Dokumentationen til kunden er langt bedre end tidligere – og kan tilpasses det detaljeringsniveau den enkelte kunde ønsker.
• Ledelsen kan hele tiden følge faktureringen.
• Rapporter viser kostpris, forventet værdi og realiseret værdi ud fra alle de dimensioner systemet understøtter.

Dermed opnår virksomheden ofte et større overblik over faktureringen og økonomien – men det betyder også at der faktureres mere og mere præcist.

Samtidig er den præcise dokumentation med til, at mange uoverensstemmelser med kunden undgås og at virksomheden står stærkt ved eventuelle tvister.

Faktureringsproces

Et typisk faktureringsforløb i TimeLog Project er:

1. Projektlederen opretter et projekt.
2. Medarbejderne registrerer tid.
3. Projektlederen udvælger hvilke faser, tidsregistreringer, udlæg og rejser, der skal faktureres, og placerer disse på en faktura.
4. Økonomimedarbejderen lukker og bogfører fakturaen og overfører beløbet til økonomisystemet.
5. Økonomimedarbejderen printer fakturaen fra TimeLog Project – og sender denne til kunden enten som den endelige faktura eller som et fakturabilag.
6. Økonomimedarbejderen og ledelsen kan følge faktureringsgrad, dækningsbidrag og medarbejdereffektivitet i TimeLog Project.

Denne proces kan konfigureres specifikt til den enkelte virksomhed.

Et andet workflow som ofte benyttes er, at økonomifunktionen opretter fakturaer – og derefter sender en PDF med fakturaer til projektlederne.

En tredje variant er, at kun lukkede og godkendte ugesedler faktureres – og hvis lederen har godkendt disse, så er alt klart til fakturering.

Et klart fakturagrundlag

En af de helt store fordele ved at bruge TimeLog Project til fakturering er, at de enkelte linjer til fakturaerne automatisk genereres ud fra de registrerede timer, udlæg og rejser.

Når brugeren ønsker at oprette en ny faktura til kunden vælges en periode og herefter vises alle poster, der kan faktureres for den pågældende kunde. Herved sparer økonomifunktionen meget tid i forhold til mere manuelle processer – og sikrer at langt flere poster kan faktureres.

Derudover kan kommentarer som medarbejderne skriver til den enkelte tidsregistrering, udlæg eller rejse tages med på fakturaen hvis kunden ønsker dette.

Juster værdier på de enkelte poster

Når der oprettes en faktura, hentes de forskellige registreringer frem. Projektlederen eller bogholderen tilføjer registreringerne som poster og kan ændre i teksten, antallet af timer, timeprisen eller udlæggets/rejsens pris, inden fakturaen bogføres.

Der er fuld frihed til at redigere i fakturagrundlaget, og det ændrer ikke værdien af den oprindelige registrering.

Hver gang der faktureres en time, et udlæg eller en rejse i TimeLog Project gemmes tre nøgleværdier:

• Kostpris (DKK) – omkostningen
• Registreret (DKK) – den forventede værdi
• Faktureret (DKK) – den realiserede værdi

Herfra kan TimeLog Project analysere en række nøgletal som fx dækningsbidrag, effektivitet eller omkostningsniveauer i forhold til konsulenter, kunder, projekter eller indsatsområder.

Det er muligt at trække rapporter ud fra alle dimensioner i systemet (projekttype, kunde, medarbejdere, projekt etc.), og hente data ud fra disse tre nøgletal.