Het facturatieproces in TimeLog Project – flexibel en eenvoudig!

Het facturatieproces

Verdiep u in het facturatieproces

Krijg een beter begrip van het facturatieproces met TimeLog Project

Het facturatieproces kan op verschillende manieren in TimeLog Project worden geconfigureerd. Een typisch facturatieproces kan zijn:

  • De projectmanager maakt een project aan met een budget en contracten
  • De medewerkers registreren uren, uitgaven en reiskosten
  • De projectmanager beoordeelt het budget en voert aanpassingen door
  • De projectmanager keurt de percentages goed om te worden gefactureerd
  • De projectmanager maakt een conceptfactuur aan voor de klant
  • De medewerker van de financiële afdeling boekt de factuur
  • De medewerker van de financiële afdeling print de factuur en een specificatie, stuurt deze naar de klant en zet het bedrag over naar het boekhoudsysteem
  • Het management kan het hele traject volgen en economische rapporten samenstellen
  • Integratie met boekhoudsystemen

Contractmanagement

Het contracttype verbindt het projectplan met de projectfactuur. Met acht verschillende contracttypen kunt u kiezen en plannen voor welk bedrag, wanneer en hoe de klant moet worden gefactureerd. U kunt kiezen uit vier verschillende contracttypen op basis van bestede uren, waaronder strippenkaart en a conto-facturering en vier verschillende fixed-price contracten.

Ook kunt u het projectplan en de projectfinanciën scheiden, zodat de projectmanager de budgetten in de eigen organisatie kan overzien, zonder te worden beïnvloed door het met de klant gesloten contract. Zodra de projectmanager vindt dat de werkzaamheden kunnen worden gefactureerd, vinkt hij aan dat een betaling in het betalingsplan kan worden gefactureerd, waarna deze zichtbaar is in de factuurmodule voor de medewerker van de financiële afdeling.

Geregistreerde versus gefactureerde waarde

Door in TimeLog Project te factureren krijgt u het volledige overzicht over de projectfinanciën op één punt. Soms is niet te voorkomen dat u de uiteindelijke factuur moet aanpassen ten opzichte van de eerder geregistreerde, te factureren waarde. U kunt in TimeLog Project een overzicht krijgen over de omvang van uw bij- en afschrijvingen, zodat u precies weet aan welke projecten, klanten en medewerkers u het meest verdient.

Automatisch factureren van projecten – met afwijkingen

U kunt een groot deel van de facturering in TimeLog Project automatiseren met instellingen en regels. U kunt op klant- of projectniveau keuzes voor o.a. betalingsvoorwaarden, factuursjabloon, vaste kortingen, interne referentie en berekende btw instellen. Uw instellingen vervolgens bij het aanmaken van nieuwe facturen voor de betreffende klant of het betreffende project worden gebruikt.

Er kan per factuur worden afgeweken van de voorkeuren, maar door gedeeltelijk te automatiseren worden veel fouten voorkomen.

Factuurregels en -kop bewerken

Alle bedrijven werken op hun eigen manier en er worden dan ook grote eisen gesteld aan de flexibiliteit bij het bewerken van de factuur.

In TimeLog Project kunt u:

  • De afzonderlijke factuurregels corrigeren
  • Bepaalde factuurregels verplaatsen met drag-and-drop 
  • Totalen, subtotalen en rubrieken invoegen 
  • Factuurregels groeperen op project, consultant enz.

U kunt bovendien producten of extra diensten toevoegen als de klant op het laatste moment extra gefactureerd moet worden.

Ook kunt u de algemene informatie op de factuur wijzigen. U kunt meerdere factuursjablonen maken, bijv. in meerdere talen of voor verschillende takken binnen het bedrijf.

Factureren in de valuta van de klant

TimeLog Project ondersteunt uiteraard vreemde valuta's, zodat u de klant kunt factureren in zijn valuta. De actuele valutakoersen worden automatisch opgehaald en alle bedragen worden omgerekend naar een referentievaluta, zodat u de omzet in verschillende valuta's eenvoudig kunt vergelijken. Het is echter ook mogelijk om eigen, interne valutapercentages te gebruiken.