Tijdregistratie kan uw medewerkers tijd te besparen!

Tijdregistratie kan uw medewerkers tijd te besparen!

Focus, concentratie en verdieping staan hoog op het wensenlijstje van de meeste managers en medewerkers. Maar hoe bespaar je tijd en realiseer je die wensen tijdens een drukke werkdag?

Onderbrekingen en afleidingen zijn er volop: e-mails, telefoontjes, collega's (heb je “eventjes” tijd) en overspronggedrag. Het zijn voorbeelden van zaken die onze aandacht afleiden. Begrijp me niet verkeerd, natuurlijk moeten wij beschikbaar zijn op ons werk en een deel van het werk bestaat uit het aannemen van telefoontjes, beantwoorden van e-mails en directe gesprekken.

Aandacht verleggen kost tijd

Punt is echter dat het verleggen van de aandacht bij iedere onderbreking tijd kost, zodat bepaalde taken erg lang kunnen duren. Daarom wil ik u vragen eens te kijken waar u tijd zou kunnen besparen in de loop van de dag.

Wat kunt u doen?

Leg een schrijfblok naast uw toetsenbord en schrijf iedere onderbreking in de loop van de dag op. Schrijf ook op hoe lang de onderbreking duurde. Na een paar dagen hebt u een duidelijk beeld van:

  • Hoe vaak u bent onderbroken
  • Hoeveel tijd u gedurende de dag kwijt bent aan de onderbrekingen. Verschillende studies wijzen erop dat wij iedere 7 minuten worden onderbroken. Hoe is dat bij u?

Leg alle onderbrekingen eens onder de loep.

  • Is er een patroon?
  • Hebt u veel onderbrekingen van hetzelfde type?
  • Zijn alle onderbrekingen werkgerelateerd?
  • Zo nee, kunt u bepaalde onderbrekingen voorkomen?
  • Misschien vindt u het moeilijk om nee te zeggen of helpt u graag anderen. Er moet zeker ruimte zijn om elkaar te helpen. Maar denk eraan: werk stroomt doorgaans daar naartoe, waar het wordt gedaan! Misschien stroomt er wel te veel werk uw kant op?
  • Zijn sommige onderbrekingen uw eigen schuld? Vertoont u misschien overspronggedrag of springt u steeds heen-en-weer tussen meerdere taken? 

Door alle dagelijkse onderbrekingen onder de loep te leggen, slagen de meesten erin een oplossing te vinden en tijd te besparen. Niet alleen onderbrekingen kosten tijd; ook weer terugkomen in waarmee u bezig was, kost tijd. 

 

Meer goede tips van Trine Kolding over efficiëntie bij bedrijven.

 

 

Trine Kolding
Expert op het gebied van planning en efficiëntie,