Adgang til nøgletal hele tiden

En grundig søgeproces ledte belgiske Xedis til TimeLog Project. Det førte til et bedre overblik over forretningen og 24/7 adgang til vigtige nøgletal.

Xedis er en dynamisk virksomhed grundlagt af erfarne projektledere og implementeringskonsulenter. Som andre konsulenthuse inden for it-sektoren, arbejder Xedis’ konsulenter på mange forskellige projekter samtidig og har derfor behov for både at kunne tidsregistrere i huset og hos kunden.

Flere separate systemer førte til fejl

En gammel internt udviklet database til tidsregistrering og en række systemer til projektstyring, fakturering, CRM og andre processer, gjorde det besværgeligt for Xedis’ ledelse at få adgang til både relevant og nødvendig information. Det førte ofte til fejl.

På det grundlag besluttede Xedis at se efter et nyt system, der kunne opfylde deres behov for fjernadgang til tidsregistrering og samtidig samle alle virksomhedens forretningssystemer i én enkelt løsning.

“Vi manglede et professionelt system, kan man sige, men ikke et tungt et, for vi er ikke en stor virksomhed. Så vi ledte efter en løsning, der inkluderede tidsregistrering og fakturering – og eftersom vi laver en del projektarbejde, var det også nyttigt, hvis det aspekt var indeholdt i løsningen,” forklarer partner i Xedis, Geert Vansteenkiste og fortsætter:

“Vi havde en række krav, som vi søgte opfyldt i en ny løsning, men ønskede ikke at ende med et komplekst system.”

Få produkter opfyldte kravene

Xedis søgte efter produkter på internettet, i håbet om her at finde en løsning, der opfyldte deres krav, så de slap for at udvikle et internt system: “Vi fandt kun et par produkter, der var i stand til at opfylde de behov, vi havde sat som krav til en løsning til vores type forretning (konsulentopgaver, der både kan være fastprisprojekter eller på timepris). TimeLog Project var et af dem.”

“En anden afgørende faktor var behovet for et værktøj, der var nemt at bruge (også for vores eksterne konsulenter) og som altid er tilgængeligt (selv for konsulenter der arbejder for kunder i andre lande),” forklarer Johan Debruyne, Managing Partner.

Behov for præcist overblik

Det system Xedis brugte tidligere formåede ikke at skabe et overblik med korrekte løbende tidsangivelser, og det behøvede Xedis for at få et præcist overblik over forretningen, når som helst de ønskede det. For at ændre det, var det vigtigt for Xedis, at et nyt system ikke var for tidskrævende for konsulenterne. De havde brug for en hurtig og enkel måde at registrere deres timer på, og et system der samtidig næsten automatisk kunne omdanne de registrerede timer til fakturaer.

Sikkerhed i centrum

Et andet vigtigt aspekt for Xedis var sikkerheden for dataen i systemet. Det faktum at data i TimeLog Project er sikret, men altid tilgængeligt, også selvom noget skulle gå galt og systemet lukke ned, var afgørende:

“Vi ønskede et sikkert system, hvor vi altid kunne få adgang til vores data. Det kan vi med et webbasseret system som TimeLog Project,” fortæller Johan Debruyne og suppleres af Geert Vansteenkiste:

“Vi ønskede muligheden for at holde styr på kontaktinformationer i CRM, opfølgning på kundesiden, en salgs-pipeline og funktioner i den stil. Til det formål er fx SAP et alt for tungt system for vores størrelse virksomhed, men det faktum, at TimeLog Project kan gøre det baseret på data fra tidsregistreringer, var afgørende for vores valg om at fortsætte med TimeLog Project.”

Et tydeligt og forbedret overblik over forretningen

Siden Xedis valgte TimeLog Project som deres tidsregistreringssystem, er deres forretningsoverblik forbedret. I dag registrerer alle Xedis’ konsulenter alle deres timer i TimeLog Project. De enkelte tidsregistreringer giver et solidt datagrundlag, der gør det muligt at generere et stort antal rapporter, og dermed har Xedis overblik over forretningen:

For eksempel bruger konsulenterne deres timesedler som dokumentation hos kunderne. Ledere og projektledere har adgang til at oprette og styre projekter og konsulenters tid med TimeLog Project. Salgsafdelingen bruger TimeLog CRM til at få overblik over salgsprocessen, og administrationen laver alle fakturaer i TimeLog Project – og kan på samme tid validere konsulenternes tid hos kunderne såvel som deres timesedler. Til sidst bruger de i stort omfang ledelsesrapporterne til at rapportere om status på salg, emner i salgs-pipeline, øget værdi og det totale beløb, der er faktureret hver måned.

Overblik og adgang til nøgletal 24/7

“For Xedis er TimeLog Project blevet det centrale værktøj for både vores ledelse og administration. Siden vi begyndte at bruge TimeLog Project, har vi fået adgang til alle vores nøgletal 24/7, og de matcher den information, vi har behov for 100%. Det giver os mulighed for at overvåge og lede vores virksomhed meget bedre og hurtigere end tidligere,” fortæller Johan Debruyne.

“Sammenlignet med tidligere er vores tidsregistrering meget hurtigere nu, og vi får prognoserne for, hvordan forrretningen ser ud meget hurtigere. I øjeblikket opfylder TimeLog Project vores behov fuldt ud, og vi bruger det dagligt, hvilket fungerer rigtig fint. Fordelen er, at alt er samlet i ét centralt system, som vi bruger, så meget vi kan, og løber vi ind i problemer, kan vi altid kontakte TimeLogs supportafdeling, hvor vi får den hjælp, vi behøver,” tilføjer Geert Vansteenkiste og fortsætter:

“Alt i alt betyder det, at vores situation er forbedret betragteligt i forhold til før, vi brugte TimeLog Project. Og vi har ingen problemer haft med implementerings­processen, selvom installationen foregik på afstand ligesom den efterfølgende træning. TimeLogs supportafdeling håndterede hele forløbet fint, og vores seneste opgradering gik også godt.”