Pilotprojekt hjalp til at tage beslutning

Investeringer i nye IT-systemer, der i større grad griber ind i de daglige rutiner og strukturer, kræver grundig overvejelse og stor viden, før den endelige beslutning kan tages.
Men hvordan opnår man denne indsigt bedst muligt?

Det var netop denne situation danske Mjølner Informatics stod i, da de valgte at afprøve TimeLog Project gennem et halvandet måned langt pilotforløb.

Et lille år før pilotprojektet blev skudt i gang, anvendte Mjølner Informatics Microsoft® Project til deres tidsregistrering og projektstyring. Udfordringerne voksede dog. Ifølge Bo Frederiksen, Line Manager hos Mjølner Informatics var systemet kompliceret og tungt at danse med.

Derfor begyndte Mjølner Informatics at lede efter et nyt system, der kunne erstatte det gamle. I håbet om at finde den helt rigtige løsning havde de opstillet en række kriterier, de på baggrund af erfaringerne med Microsoft® Project havde et ønske om blev opfyldt. Kriterierne fungerede som tjekliste under pilotforløbet, hvor næsten alle punkterne blev opfyldt.

Fleksibelt forløb

Selvom et pilotprojekt normalt kun strækker sig over en måneds tid, er det meget individuelt fra virksomhed til virksomhed, hvordan forløbet ender med at blive skruet sammen.

I Mjølner Informatics tilfælde gik der ca. et halvt år fra den første kontakt, til projektet var fastsat, og derfra endnu nogle måneder, inden den endelige evaluering var på plads. Men pointen med et pilotforløb er jo også, at give potentielle kunder mulighed for på egen hånd at prøve kræfter med systemet, og det kræver, at tiden og ressourcerne er på plads for at få det optimale udbytte af forløbet.

“Selve piloten kørte vi i ca. en måned intensivt, hvor vi anvendte løsningen, som den fungerer i virkeligheden. Herefter prøvede vi specifikke funktionaliteter efter – dem som stod på vores kriterieliste, samt funktioner som vores administration er afhængige af. Så alt i alt havde vi en intensiv periode med oprettelse af projekter og bagefter en on-and-off periode, hvor vi evaluerede på de enkelte krav, samt fakturering og rejseafregning til administrationen,” fortæller Bo Frederiksen.

Hvis man gør Mjølner Informatics pilotperiode op i effektiv tid, beregner Bo Frederiksen sammenlagt ca. en uges arbejde på de sidste evalueringer og i alt to-tre mandeuger i timer på hele pilotprojektet, men det kan være svært at estimere præcist.

Den interne belastning i pilotforløbet var dog ifølge Bo Frederiksen minimal: “Nej, det har ikke kostet særlig mange interne ressourcer. Det var let at bruge og gå til. Det har bestemt ikke været et omkostningsdyrt projekt for os.”

“Personligt havde jeg den største belastning, fordi jeg fra start gik ind og oprettede de projekter, vi brugte, og gjorde klar til, at medarbejderne kunne registrere tid – men det betød også, at den daglige belastning under selve piloten, hvor vi registrerede tid på projekterne, var minimal,” forklarer Bo Frederiksen videre.

Pilotforløbet i praksis

Efter at have fået adgang til en pilotudgave af TimeLog Project blev to-tre daværende projekter udvalgt til at køre parallelt med Microsoft Project i TimeLog Project. Projekterne havde forskellige karakteristika, som alle kendetegnede Mjølner Informatics arbejde.

Herefter registrerede alle tilknyttede medarbejdere tid i en måned og ved afslutningen foretog projektleder og afdelingsleder en evaluering ved at se på hvordan systemet var at arbejde med i forhold til hvad de var vant til. Specielt blev der fokuseret på de månedlige tilbagevendende aktiviteter såsom fakturering og godkendelse af ugesedler.

“Vi anvendte systemet og gør det den dag i dag til tidsregistrering, projektstyring og til at danne et faktureringsgrundlag ud fra. Noget nyt for os er at projektlederen selv kan producere fakturagrundlaget, hvilket er en styrke, da det er projektlederne, der har den rigtige viden og ikke den enkelte afdelingsansvarlige. Dermed gør projektlederen et fakturagrundlag færdigt direkte i TimeLog Project. I øvrigt anvender vi også ferieregnskaber – ferie og flex - før gjorde vi det manuelt,” fortæller Bo Frederiksen.

Resultatet – viden og indsigt til at træffe en beslutning

Og hvilken værdi fik Mjølner Informatics så ud af pilotprojektet?

“For den menige projektmedarbejder har pilotprojektet bekræftet, at den daglige brug af TimeLog Projekt var fin og problemfri. Oprettelse af projekter kunne lade sig gøre ordentligt,” forklarer Bo Frederiksen.

En af de bekymringer Mjølner Informatics havde gjort sig, og som pilotprojeket afklarede, var performance. Det web-interface, de tidligere havde prøvet gennem Microsoft® Project, var ikke så hurtigt, og det skabte problemer.

“Heldigvis viste pilotforløbet, at selv om TimeLog Project er webbaseret, fungerer det problemfrit. Og så fandt vi jo også ud af, at fakturering og generering af fakturagrundlag kan lade sig gøre, det har vi ikke tidligere prøvet”.

Under pilotforløbet havde Bo flere gange kontakt til TimeLog:

“Samarbejdet har været godt, og der var stor fleksibilitet. Det har været let at få åbnet op til adgang, når vi ville prøve nye moduler af o.l. – og hvis vi henvendte os med spørgsmål var der god og hurtig respons,” fortæller Bo Frederiksen.

Implementering med dybere detaljeringsniveau

Efter endt pilotforløb valgte Mjølner Informatics at implementere TimeLog Project som deres nye tids-, projekt- og faktureringssystem. Den reelle værdi af pilotforløbet kunne ses under implementeringsforløbet. Her viste resultaterne sig i form af viden.

“Reelt har piloten betydet, at jeg forud for implementeringen har haft en rimelig stor grad af indsigt i systemet. Det har betydet, at selve implementeringen ikke var ‘slem’ – samt at selve niveauet kunne hæves, idet vi kendte systemet. Det betød også, at vi kunne stille mere detaljerede spørgsmål i løbet af processen – så alt i alt har vi fået et dybere detaljeringsniveau.”