Projektledelse med udfordringer

Tidligere udviklede InterMedia sine egne projektdatabaser, men indså at denne måde at gøre tingene på havde sine begrænsninger. Specielt konvertering til web krævede for meget, og InterMedia valgte derfor at søge efter en alternativ løsning til deres projektstyring.

InterMedia havde to krav til et nyt system: InterMedia er et tværfagligt forskningscenter og blev etableret i 1998 ved universitetet i Oslo. Centeret arbejder projektorienteret med design, kommunikation og læring i digitale miljøer. Den projektorienterede arbejdsform betyder, at det er vigtigt, at de kan styre deres projekter på en overskuelig måde. Det skal kunne håndtere EU-rapportering samt have stærke projektstyringsegenskaber.

“InterMedia er afhængig af at kunne rapportere til EU, som stiller nogle meget formelle krav til tidsregistrering. Vi havde derfor brug for et system, der var detaljeret. Det levede TimeLog Project i en vis grad op til, og der hvor det ikke var muligt, samarbejdede vi med TimeLog om at udvikle nye rapporter,” forklarer adm. direktør i InterMedia, Lars Lomell.

Nordisk projektledelse og brugervenligt system

En af grundene til at valget faldt på TimeLog Project var, at systemet er dansk og derfor er målrettet den nordiske måde at styre projekter på. Lars Lomell uddyber det på følgende måde:

“Det har noget at gøre med den nordiske tradition for projektstyring. Der findes mange andre projektstyringssystemer på markedet, men de tager udgangspunkt i amerikanske modeller, som ikke altid passer ind i den nordiske tradition. Samarbejdet med TimeLog har i denne sammenhæng fungeret rigtig godt.”

Lars Lomell påpeger, at brugervenligheden i TimeLog Project er en anden fordel:

“For en projektmedarbejder, der bare skal registrere timer, er det meget enkelt at lave en brugertilpasset projektliste. Det er vigtigt for os, at der er en lav tærskel for hverdagsbrugeren af systemet.”

Implementering i tre trin

InterMedia blev kunde hos TimeLog i december 2006 og var færdig med implementeringsprocessen i begyndelsen af maj 2007. Fra starten gjorde centerledelsen og administrationen det klart, at dette system var helt nødvendigt, og at det var et absolut krav, at systemet skulle bruges. Implementeringen foregik i tre trin, og brugen af systemet blev mere forpligtende for hvert trin.

Efter InterMedia begyndte at anvende TimeLog Project, blev projektstyringen bedre. Lars Lomell beskriver forbedringerne på følgende måde:

“Ting, som tidligere var ambitioner i forhold til projektstyring, er nu i langt større grad blevet realiseret. Dette gælder specielt i forhold til projektopfølgning. Vi havde ambitioner om at kunne følge og styre projekterne samt at kunne taste data ind løbende under projekterne. TimeLog Project hjælper i denne proces, fordi systemet indeholder konkrete muligheder for dette. Man får nogle konkrete ting at forholde sig til, og man får mulighed for at konkretisere, hvad projektledelsen egentlig vil have samt ordne bestillinger. Det er meget lettere at følge op på projekterne nu, fordi vi har det overblik der skal til.”

I august 2007 startede InterMedia på en ny fase i brugen af TimeLog Project. Nu bruger de systemet til at registrere arbejdstid, flextid og afspadsering. Tidligere brugte InterMedia et tidsregistreringssystem baseret på regneark, og denne del er nu flyttet over i TimeLog Project.

Knytter organisationen sammen

TimeLog Project bliver også brugt aktivt under møder mellem administrationen og projektlederne. TimeLog Project bliver vist på en storskærm, og dermed skabes et fælles sted, alle kan orientere sig mod. Dette er med til at skabe en større fælles forståelse af, hvad der sker i et projekt. TimeLog Project er dermed med til at skabe gensidig støtte og pres i projekter.

Med TimeLog Project har InterMedia fået et system, som knytter flere niveauer i organisationen sammen på en ny måde.