Jagten på effektiv fakturering

Projektarbejde over lange perioder gjorde fakturering til en udfordring for schweiziske emineo.

Håndteringen af kundeopgaver hos emineo sker på konsulentbasis, og de enkelte sager kan vare mange måneder. Ved at arbejde med længerevarende projekter sker den endelige fakturering til kunderne på tværs af flere måneder. Her opstod problemet for emineo – de manglede overblikket over hvad allerede var faktureret, og hvad der manglede at blive faktureret. Dette resulterede i et mangelfuldt faktureringsgrundlag, der kostede virksomheden både penge og værdifuld tid.

Konsulentvirksomheden og softwareudvikler emineo har specialiseret sig indenfor løsninger af driftsøkonomiske problemer. Deres faglige ekspertise og kunnen dækker hele processen; fra strategi, over den faglige og tekniske konceptudvikling til softwareudvikling.

Løsningerne er kundetilpassede og udviklet på SAP NetWeaver®-platformen ved at anvende J2EE-teknologien. Udover klassiske løsninger udvikler emineo applikationer til SAP-portaler samt applikationer til mobile enheder og sikrer integrationen af systemet i hele virksomheden.

Erfarne konsulenter og en effektiv realisering gør emineo til markedsledende indenfor udviklingen af SAP NetWeaver® og Java-projekter.

Udfordringen – et svagt faktureringsgrundlag

Werner Zecchino, administrerende direktør for emineo identificerede et problem i virksomheden. Deres administrative opgaver optog alt for mange ressourcer, hvilket reducerede både dækningsgrad og omsætning.

“Før TimeLog Project brugte vi en enorm mængde tid på at håndtere vores tidsregistrering og fakturering. Samtidig tabte vi penge, fordi vores tidsregistrering måneder tilbage gik tabt, da vi ikke havde det rigtige system til at håndtere processerne,” forklarer Werner Zecchino.

Indtil emineo skiftede til TimeLog Project, indsamlede emineos medarbejdere løbende deres timer i WebTimeSheet, efterfølgende blev der foretaget evalueringer til faktureringen. Faktureringen foregik på konventionel vis i Word-dokumenter. Problemet opstod, fordi emineo arbejder med længerevarende projekter, der ikke altid faktureres på månedbasis, derved mistede virksomheden hele tiden overblikket over hvilke ydelser, der endnu ikke var faktureret.

“Det var afgørende for os, at vi fik et effektivt system til tidsregistrering, der samtidig kunne give os overblik over hvilke opgaver, der allerede var faktureret, og hvilke der stadig manglede – for at stoppe vores tab af omsætning,” forklarer Werner Zecchino.

På jagt efter en løsning – kun én tilgængelig!

I sin søgen efter et nyt system, der på den ene side var et enkelt tidsregisteringssystem og på den anden side samlede alle processerne indtil fakturering og kontrol med betalte fakturaer, stødte Werner Zecchino på TimeLog Project.

TimeLog Project var det eneste produkt, der samlede alle processerne fra tidsregistrering over fakturering til kontrollen med hvilke regninger, der var betalt – det var virkelig det eneste!

Et andet aspekt, der gjorde TimeLog Project til det rigtige valg for emineo, var faktureringsprocessen og en høj grad af brugervenlighed.

“Faktureringen af registrerede timer i TimeLog Project går ekstremt hurtigt. Man har til enhver tid overblik over hvilke projekter, der er registreret tid på, hvilke allerede er faktureret, og hvilke der stadig er udestående. Med få klik kan fakturaen oprettes og printes direkte fra TimeLog Project. Hele processen varer halvdelen af den tid, det tidligere tog, og vi er til enhver tid sikret, at alle registrerede timer bliver faktureret,” siger Werner Zecchino og fortsætter:

“Det jeg kan lide ved designet af produktet er, at fra et brugerperspektiv er det et meget ligefremt og enkelt system. Der er ikke nogle blinkende underlige symboler på hver eneste side til at distrahere dig. Det, du får, er et rent og enkelt system, der er let at bruge, og det var vigtigt for mig.”

Resultatet – En besparelse på 10-15%

Efter skiftet til TimeLog Project har emineo opnået en besparelse på udgifterne til deres interne administration.

“Vi har sparet omkring 10-15% på vores udgifter. Men endnu vigtigere er det, at vi hver måned sparer en masse tid på den faktiske faktureringsproces.”

De steder, hvor TimeLog Project har gjort en forskel, har især været i forbindelse med tidsregistrering og kontrollen med faktureringer, men samtidig har systemet leveret en høj grad af gennemsigtighed i forhold til forskellige forretningsprocesser.

Zecchino forklarer: “Nu kan vi hurtigt og på transparent vis se, hvor vi bruger tid henne og hvilke projekter, kunder og processer, vi har brugt tid på – det er ekstremt vigtig for at lede emineo,” og fortsætter:

“TimeLog Project har hjulpet os med at optimere såvel vores interne processer som vores faktureringsgrundlag – både økonomisk og med hensyn til vores processer.”