En adskilt forretning med overblik

Webbaseret tidsregistrering var løsningen.

Udfordringen for Docmap har været at placeringen af deres to afdelinger i henholdsvis Oslo og Stavanger, og afstanden mellem de to afdelinger har medført udfordringer i den interne administration.

“Før vi anvendte TimeLog Project, havde jeg ikke direkte adgang til data fra vores udviklingsafdeling i Stavanger. Nu har jeg alle de informationer, jeg har brug for, minuttet efter mine medarbejdere har registreret deres tid i TimeLog Project,” forklarer administrerende direktør Svein H. Syversen.

Samtidig har Docmap konsulenter spredt ud over store afstande i Norge og Sverige. Derfor er webbaseret tidsregistrering et perfekt middel til at forbedre ledelsens overblik for Docmap og sikre en effektiv forretning.

“Vi har konsulenter i Norge og Sverige, som har brug for at kunne tidsregistrere deres arbejde. Med TimeLog Project er det enkelt og hurtigt, og de kan gøre det direkte på deres bærbare – hvor end de befinder sig. Det betyder, at jeg til alle tider har adgang til et opdateret overblik over forretningen,” forklarer Svein H. Syversen.

Løsningen – et komplet overblik

Docmap har anvendt TimeLog Project i omtrent to år, og allerede nu er TimeLog Project blevet virksomhedens mest centrale forretningssystem.

“Før vi anvendte TimeLog Project, registrerede vi ikke tid i et rigtigt system, men i Excel-ark. Hver måned indsamlede jeg alle medarbejdernes tidsregistreringer i et samlet Excel-ark. Bagefter skulle jeg gennemgå alle tidsregistreringer manuelt for at finde ud af, hvad jeg kunne fakturere, og hvad jeg ikke kunne, samtidig med at både interne og eksterne projekter var blandet sammen. Med TimeLog Project er disse processer blevet meget nemmere, og eksterne og interne projekter er automatisk opdelt. For os betyder det, at det ikke er noget problem at håndtere de 50-60 projekter, vi i øjeblikket opererer med,” forklarer Svein H. Syversen og fortsætter:

“Hovedsageligt anvender vi systemet til at registrere tid i og til at fakturere gennem. TimeLog Project har gjort det muligt for os at samle alle de data, der er nødvendige for at få et samlet overblik over vores effektivitets­niveau og salg, og samtidig hjælper systemet os til at overskue nye kundeemner. Det eneste, vi skal gøre, er at registrere hver eneste time i systemet,” forklarer Svein H. Syversen.

Resultater du kan se og føle

Også de økonomiske resultater er begyndt at vise sig:

“Vi er meget tilfredse med TimeLog Project og synes, systemet fungerer rigtig godt. Nu har vi muligheden for at registrere hver eneste time i TimeLog Project. Allerede nu kan vi se på vores regnskaber, sammenlignet med sidste år, at det har været en god investering. Tallene fra i dag er meget bedre, end før vi anvendte TimeLog Project.”

Mulighederne

TimeLog Project er et webbaseret standardprodukt, der med fordel kan anvendes i konsulent- og projektbranchen. TimeLog Project er mere end webbaseret tidsregistrering, med den rette indstilling og træning kan systemet erstatte hele forretningssystemer.

“Vi har en hosting [leje]-aftale med TimeLog, og får derfor produktet til en særdeles god pris. Det betyder, at en medarbejder bare behøver registrere én enkelt arbejdstime, så er den månedlige udgift er dækket. Det, synes jeg, er et rigtig godt investeringsafkast,” siger Svein H. Syversen.

TimeLog Project kan på længere sigt give indblik i både fordele og ulemper ved den måde, virksomheden har valgt at organisere sig på. Gennem tidsregistreringen kan der udarbejdes målinger og analyser af alt fra dækningsbidrag på kunder til medarbejdernes faktureringsgrad og indsatsområder i de forskellige business units. TimeLogs produkter er effektive ledelsesværktøjer, der enkelt og effektivt forbedrer virksomhedens lønsomhed.