Sårbar position afløst af stabil løsning

Crescore har konsulenter spredt udover Europa og behov for en geografisk fleksibel løsning. Med én medarbejder som ansvarlig for deres forretningssystem stod de i en sårbar position.

Virksomhedens internationale fokus kræver, at Crescores konsulenter kan arbejde på tværs af landegrænser, både internt i virksomheden, mellem de forskellige afdelinger og eksternt, fx hvis den svenske afdeling har opgaver i Danmark eller Norge. Det betyder, at Crescores konsulenter har det meste af Europa som deres arbejdsplads, og det er udfordrende i forhold til at holde styr på deres tidsforbrug.

Sjældent fastprisprojekter

Normalt arbejder Crescores konsulenter for en pris baseret på den tid de bruger. Det kan være en timepris, dagspris eller en fast månedspris men sjældent regulære fastprisprojekter. Derfor er det afgørende, at konsulenterne har nem adgang til præcis tidsregistrering – både for at holde de administrative omkostninger nede og for at sikre gennemsigtighed og et godt overblik over proejkterne.

Fleksibel tidsregistrering

“Vi besluttede os for at købe TimeLog Project primært fordi, vi havde behov for tilgængelighed og stabilitet,” forklarer Bernhard Szablowski, partner i Crescore.

“Vores gamle system var en internt udviklet løsning, baseret på en Access-database. Løsningen kunne have fungeret lidt endnu og var tilpasset vores specielle behov. Desværre var vi afhængige af én enkelt mand som ansvarlig for løsningen, og valgte han at forlade Crescore, ville vi fremstå meget sårbare. Defor var det en usikker løsning på længere sigt,” fortæller Bernhard Szablowski i Crescore, og fortsætter:

“Samtidig havde vi problemer med registreringen af timer. Konsulenterne registrerede først deres timer efter månedens afslutning, hvilket vanskeliggjorde et løbende overblik over projekter og dermed minimering af ledelsens mulighed for opfølgning. Kort sagt vi manglede et system, hvor vi kunne registrere tid hvor som helst og når som helst vi ville,” fortsætter Bernhard Szablowski.

Ikke ude efter en tung SAP-løsning

Crescore besluttede sig for at lede efter en ny løsning og fandt TimeLog Project. Det tog virksomheden to til tre måneder at beslutte sig for løsningen:

“Vi ledte efter et nyt system til tidsregistrering, et mindre og mere enkelt system, ikke så komplekst som en SAP-løsning, men samtidig et system der kunne favne en kompleks forretning med internationale afdelinger.

Det var også vigtigt, at systemet var webbaseret,” forklarer Bernhard Szablowski og fortsætter: “Vi så på andre systemer også, men TimeLog Project var det eneste system, der opfyldte størstedelen af vores behov uden at ende i en SAP-størrelse.”

Fem måder at registrere tid på

De afgørende faktorer, der gjorde udslaget for Crescores beslutning om TimeLog Project, var baseret på de mere end fem forskellige muligheder for tidsregistrering, de forskellige rapporter og funktioner ledelsen kan benytte, tilgængelighed og funktionen med håndtering af forskellig valuta.

Derudover var prisen også i høj grad en medbestemmende faktor: “TimeLog Project er ikke for dyrt. Størrelsen på systemet og det budget vi havde lagt, sammenholdt med det internationale aspekt gjorde TimeLog Project til den rigtige løsning for os, siger Bernhard Szablowski.

Brugbare rapporter

Det internationale aspekt som TimeLog Project indeholder, har været meget værdifuldt for Crescore, eftersom de kun har én database, hvor alle data samles. “Vi har ikke nogle individuelle installationer i de enkelte afdelinger.

Vi bruger de rapporter, der er i løsningen til at se på nøgletal såsom timepriser, faktureringspriser, og hvor meget tid konsulenterne bruger på deres projekter. Vi bruger også tidsregistreringerne til at lave faktureringsspecifikationer udfra, som vi så sender til vores regnskabsafdeling,” forklarer Bernhard Szablowski og fortsætter:

“Alt i alt fungerer TimeLog Project rigtig fint til vores behov. Vi har fået opfyldt de fleste af de mål, vi satte os for at opnå, da vi besluttede at købe et nyt system, og derfor bruger vi heller ikke vores gamle system længere. Udover det, så har implementeringsprocessen fungeret rigtig godt, og de udfordringer vi har haft efterfølgende, er blevet løst inden for en en rimelig tidshorisont. Hvis jeg i dag skulle træffe samme beslutning, ville jeg stadig vælge TimeLog Project!”