Fremadrettet styring af virksomheden

Et nemt og overskueligt system fik ændret virksomhedens holdning til tidsregistrering og medførte et øget indblik i faktureringsgraden.

Across Group havde et komplekst projektstyringssystem, der orienterede sig mere mod fortiden end fremtiden. Det endte med at blive en forhindring i forsøget på at opnå indblik i projekters og konsulenters lønsomhed. Derfor valgte Across Group TimeLog Project til tidsregistrering og fakturering og fik adgang til de nøgletal, de manglede.

Udearbejdende konsulenter

Across Group er et full-service konsulenthus med tre forskellige afdelinger med 60 konsulenter samlet set. En del af disse arbejder freelance og resten er at finde på den månedlige lønningsliste. Alle konsulenter arbejder overvejende hos deres klienter og ikke fra kontoret:

“Vi er et people company. HR-udgiften er vores største og dermed også den vigtigste at holde øje med. Vi investerer ikke i bygninger og lignende.” forklarer Bart Hamers, CFO i Across Group.

Det betyder, at Across Group har behov for en høj faktureringsgrad hos sine konsulenter:

“Vi arbejder på projektbasis for alle vores klienter og forventer, at konsulenterne kan fakturere mellem 70-90% af deres tid. Vores vigtigste nøgletal er derfor konsulentens faktureringsgrad og projektets lønsomhed.”

Det skal være nemt!

Før Across Group blev introduceret til TimeLog Project, brugte de et andet system, der var så komplekst, at konsulenterne ikke registrerede deres tid:

“Faktisk brugte vi det mere som en bagudorienteret database, hvor vi skabte et projekt og vedlagde en beskrivelse og en kort kommentar, vi kunne bruge til at sammenligne fremtidige projekter med. Men det var ikke nok for os, og derfor begyndte jeg at lede efter et nyt system,” forklarer Bart Hamers og fortsætter: “Vores primære mål var at finde en løsning, vi kunne bruge til tidsregistrering, men som samtidig gav os indblik i vores faktureringsgrad. Systemet skulle være let at bruge for vores konsulenter, når de var ude af huset, så de ikke skulle bruge unødvendigt med tid på administration.”

Fik kendskab til TimeLog gennem kunde

“Jeg stiftede først bekendskab med TimeLog Project gennem en af vores klienter. De var vores første store kunde, og de brugte TimeLog Project – som vi hen ad vejen blev bekendte og trygge ved. I den efterfølgende søgeproces stødte vi på et par andre systemer, der lignede TimeLog Project, og som opfyldte vores kriterier:

Nem adgang og let at bruge – men vores valg faldt på TimeLog Project på grund af kvaliteten sammenholdt med prisen. Til at starte med var prisen ikke et vigtigt parameter for os, men det endte den op med at være. TimeLog Project har en meget rimelig prismodel i forhold til, hvad man får for pengene. Så alt i alt tog det os ca. 4-6 måneder at beslutte os for at fortsætte med TimeLog Project.”

Lavede tjekliste til nyt system

Nedenunder er listet de features en ny løsning skulle indeholde, og som var afgørende for Across Group, hvis de skulle overbevise deres konsulenter om, at tidsregistrering ikke er tidskrævende og besværgeligt – TimeLog Project opfyldte alle punkter:

• Global adgang
• Let at bruge
• Hurtig adgang
• Nem tidsregistrering
• Let at indtaste data
• Hurtig adgang til data

Adgang til konsulenters faktureringsgrad og projekters lønsomhed

Det var meget vigtigt for Across Group, at det var nemt at oprette konsulenter i systemet hurtigt, for den enkelte konsulent at registrere sin tid, nemt for account manageren at følge op på projektet og let for ledelsen at se faktureringsniveauet.

“Mit umiddelbare indtryk af TimeLog Project, da vi blev introduceret for det, var, at løsningen var nem at gå til og let at bruge. Vi har nu adgang til vores konsulenters data og projekter på globalt plan, ligesom vores konsulenter har adgang til tidsregistrering, hvorend de befinder sig. Vi arbejder i det meste af Europa, i USA og på Filipinerne, så løsningens internationale aspekt var et vigtigt parameter for os,” fortæller Bart Hamers.

Tidsregistrering og fakturering i samme system

Siden januar 2009 har hele Across Group tidsregistreret i TimeLog Project, og siden januar 2010 er alle tre afdelingers fakturaer også samlet i systemet:

“TimeLog Project er stærk inden for tidsregistrering og genereringen af fakturaer er let. Tidligere var vores fakturering samlet i et andet system, men for at kunne se lønsomheden var vi nødsaget til at eksportere informationen til Excel og lave rapporter her. Det var både omkostningsfuldt og tidskrævende. Ved at samle tidsregistrering og fakturering i samme system, opnår vi store fordele. Vigtigst er det, at vi har fået adgang til to af de nøgletal, som vi ikke tidligere kunne se,” forklarer Bart Hamers og fortsætter:

“Det faktum, at vi nu kan se projekternes lønsomhed og konsulenternes faktureringsgrad samt den webbaserede struktur gør, at vi er i stand til at se, hvad vores konsulenter laver globalt set. Det har bekræftet mig i, at TimeLog Project er det rigtige system for os. Alt i alt er virksomhedens totale rentabilitet meget lettere at anaylsere nu. Vi er meget glade for TimeLog Project og fortsætter hele tiden med at forbedre vores brug af systemet.”