Nøglen til et godt faktureringsgrundlag

3Dfacto savnede overblik over faktureringsgrundlaget og mistede fakturerbare timer. Det fik dem til at vælge TimeLog Project, som også effektiviserede faktureringsprocessen.

Den internationalt orienterede softwarevirksomhed 3Dfacto stod i slutningen af 2004 og manglede et effektivt tidsregsitrerings- og faktureringssystem.

“Før vi begyndte at bruge TimeLog Project anvendte vi Excel. Det gjorde vi meget længe, da vi havde svært ved at finde et system, som vi syntes passede perfekt til vores behov. Til sidst mistede vi dog for mange fakturerbare timer – og blev derfor nødt til at handle,” forklarer Morten Bolø, VP Professional Services, hos 3Dfacto.

“I processen overvejede vi blandt andet Microsoft® Project, men det manglede faktureringsdelen, som vi var meget interesserede i, og så krævede det et mere avanceret servermiljø, end vi var i besiddelse af. Vi så også på en række andre (webbaserede) systemer.”

Der gik næsten to år fra 3Dfacto første gang kiggede på TimeLog Project, til de valgte at køre videre med systemet, hvilket er en noget længere proces, end de fleste kunder oplever.

“For os var det en erkendelsesproces over flere år – det system, vi havde i tankerne, fandtes ikke, og hvis det havde fandtes, var det måske ikke det rigtige alligevel. De valg, TimeLog havde gjort – om hvor snittet skal ligge, var gode – og viste sig at passe rigtig godt til os.”

Faktureringen i centrum

TimeLog Project er udviklet til at kombinere webbaseret tidsregistrering med fakturering og projektstyring, og særligt koblingen mellem tidsregistrering og fakturering gør værdien af TimeLog Project unik.

“Det er specielt faktureringselementet, som har gjort udslaget for os. TimeLog Project passer perfekt til os i forhold til vores fakturering. Vi havde tidligere mange fakturerbare timer, der gik tabt, fordi det er besværligt at lave fakturaer. Nu er det supernemt, og vi kender altid vores faktureringsgrundlag,” fortæller Moten Bolø.

Ifølge Morten er det blevet uendeligt meget lettere at lave fakturaer:

“Man sidder med følelsen af, at det er nemt at registrere tid, og at man altid har overblik over tidsforbruget. Det er dejligt.”

TimeLog Help Desk en del af ét samlet faktureringssystem

Efter at have anvendt TimeLog Project et kort stykke tid valgte 3Dfacto at udvide med ekstramodulet TimeLog Help Desk. For dem var det en naturlig forlængelse af arbejdet med systemet, og synergien ved at kombinere projektstyring og support i et samlet system var stor:

“Ved at have én i stedet for to kilder undgår vi en masse manuelt tastearbejde. Vi sparer tid – timer, vi ellers ville have tabt på faktureringsprocessen. Med TimeLog Project og TimeLog Help Desk anvender vi kun ét system til at registrere tid og udlæg i samt håndtere faktureringen og al vores supportarbejde i. Det, at vi har ét sammenhængende faktureringssystem på tværs af TimeLog Project og TimeLog Help Desk, har gjort, at vi i dag har mulighed for at fakturere 10-20% mere, end vi gjorde før i tiden, og det er af kostbar værdi for os,” forklarer Morten Bolø.

I dagligdagen anvender 3Dfacto ekstramodulet TimeLog Help Desk til kunder, der har brug for konkret support.

“Vi bruger modulet internt til at registrere tid på de enkelte sager og til at skrive ned, hvad der er sket og gjort i hver eneste sag. Den information er værdifuld for os, når vi skal til at fakturere. Specielt, når vi gennemgår en faktura og skal vurdere, hvilke timer der er non-billable, og hvilke vi kan fakturere. Vi bruger det altså til at finde det rigtige fakturagrundlag med,” siger Morten Bolø.

I 3Dfacto allokeres alle medarbejdere til deres respektive projekter, som de så registrerer tid på. Samtidig hjælper de hinanden på tværs af projekterne – og her er det specielt vigtigt, at den tid, der bruges, registreres på den aktuelle sag – specielt hvis det er supportsager.

“I supportafdelingen var det førhen den person, som havde det direkte kundeansvar, der registrerede tid på supportsagen, selvom andre medarbejdere også brugte tid på at løse problemet. Derved tabte vi rigtig mange fakturerbare timer, men det er vi blevet meget bedre til. Det betyder meget for vores faktureringsgrundlag,” fortæller Morten Bolø.

Efter 3Dfacto har implementeret TimeLog Project og TimeLog Help Desk, har virksomheden øget deres faktureringsgrundlag og præcisionen heraf markant – specielt i deres supportafdeling er tallene blevet bedre.