Projektlederen

Projektlederen

For projektlederen er TimeLog Project det centrale sted at finde rapporter og nøgletal, der viser fremdrift, status og økonomi på projekter – i timer eller kroner.

 

I denne sektion har vi samlet en række relevante informationer til projektledere. Klik på nedenstående links, hvis du vil vide mere om:

 

Projektadministrationen

Projektadministrationen er det sted, hvor projektarbejdet tager sit udspring. Her er der adgang til avancerede rapporter og data, der hentes fra medarbejdernes tidsregistreringer. Som projektleder er det fra denne del af TimeLog Project, du opretter og overvåger projekter, fremdrift og økonomi. Den første sektion Projekter er indgangen til de to mest basale funktioner for projektledere – nemlig oprettelsen af nye projekter og at finde de eksisterende.

Projekt - start

Et lille tip er, at du også kan slå en genvejsmenu til under din personlige profil (i øverste højre hjørne i hvert interface), hvor du fx nemt kan få adgang til et samlet overblik over de projekter, som du er projektleder på.

Projekt Genveje

Fakturering

Faktureringsområdet i TimeLog Project bliver vist enten under Projektadministration eller Ledelsesrapporter. Dette bestemmes i systemadministrationen. Det er inde fra faktureringssektionen, at nye fakturaer kan opsættes og gøres klar til fakturering, når fx medarbejdernes timer er afstemt og godkendt (dette er dog ikke nødvendigt for at kunne fakturere). I Debitorliste – faktura får du det samlede overblik over faktureringspotentialet i en given periode, som du så kan fakturere ud fra. Hvis du hurtigt skal oprette en faktura, kan du også bruge linket Ny faktura.

Har I integrationen til e-conomic aktiveret lader funktionen Overfør fakturaer til e-conomic jer overføre flere fakturaer på én gang til regnskabssystemet, og I kan også få det fulde overblik over tidligere overførte fakturaer og deres status i e-conomic. I integrationsloggen kan I se alle de handlinger, der er foregået mellem TimeLog Project og e-conomic, og det er også her I kan se, hvad årsagen er, hvis I får en fejl.

Under Debitorliste – Indtægtsbilag kan du indtægtsføre værdi på projekter uanset, om kunden er faktureret eller ej. Det er en proces, der bruges for at få overblik over igangværende arbejder og henvender sig særligt til dig, der leder fastprisprojekter over længere perioder. Debitorliste – Indtægtsbilag er kun synligt, hvis I bruger TimeLog EVM.

Læs mere om indtægtsføring både med og uden EVM i vores whitepaper Automatisk indtægtsføring.

Vil du gerne vide mere om håndtering af fastprisprojekter, kan du læse følgende whitepapers:

 

Fakturering

Ressourcestyring

Under menuen Ressourcestyring finder du TimeLog Projects Ressourceplanlægger, som er et unikt værktøj, der kan bruges til at planlægge, hvem der skal arbejde på hvilke projekter hvornår. Ressourceplanlæggeren giver et godt overblik over fordelingen af ressourcer og bemandingen i et kortere eller længere tidsperspektiv – vist som enten time- eller procentuel belastning. Her kan du gå ind og booke medarbejderne på specifikke opgaver og tidspunkter. Den enkelte medarbejder vil kunne se bookningen i rapporten Belastning i Hovedmenuen. Timer og allokeringer kan samtidig omfordeles på medarbejder og faseniveau og effekten kan aflæses direkte på belastningsgrafen. I opfølgningsrapporten Booket vs. registreret arbejde har du derefter mulighed for at følge op på hhv. planlagt og udført arbejde og genplanlægge ikke-udført arbejde for den kommende periode.

Læs mere om ressourcestyringen i TimeLog Project i vores whitepapers:

Ressourcestyring

(Projekt)Rapporter

En projektleders fornemmeste opgave er at holde styr på budgetter, planer og opfølgning. Det får du mulighed for i Projektadministrationens rapportsektion. Den lader dig analysere projekters fremdrift og budgetter med data i realtid.
Den fulde projektrapport på hvert enkelt projekt viser værditilvækst vs. projektbudget, realiseret og budgetteret arbejde (i timer), faktureret vs. bogført værdi samt flere andre nøgletal i relation til projektfremdrift.

Her er en kort introduktion til nogle af rapporterne:

Rapporten Tidsregistreringer giver dig mulighed for at analysere medarbejdernes tidsregistreringer i detaljen. Denne rapport samler alle de data, som er tilknyttet til hver enkelt tidsregistrering og ses som en af TimeLog Projects super-rapporter.  Du kan også vælge at eksportere data til Excel, hvor du vil se alle de forskellige data, der hænger sammen med en enkelt tidsregistrering, hvilket giver dig uanede analysemuligheder. Det er muligt at slå en pivot-eksport til, så data bliver ført over i Excel klar til pivotering.

Rapporten Budgetopfølgning giver dig overblik over, hvor meget budget du har tilbage på dine projekter i enten timer eller værdi. Den giver et godt udgangspunkt for at få en hurtig status på, hvilke projekter der snart har opbrugt det fulde budget eller allerede har overskredet budgettet.

Rapporten Betalingsplaner – oversigt giver dig mulighed for at se den planlagte likviditet for jeres virksomhed. Dvs. hvornår forventer I at skulle fakturere jeres projekter, hvad er godkendt/ikke-godkendt til fakturering, hvad er faktureret m.m.

Rapporten Projektfaktor tager udgangspunkt i en af de seks beregningsmodeller, som vælges i systemadministrationen. Denne rapport giver et godt sammenligningsgrundlag mellem projekterne uanset størrelse. Det kan være svært i dagligdagen at vurdere, om det er de små eller store projekter, som er mest rentable. Det kan I nu med denne rapport, som samtidig giver et detaljeret overblik over projektets performance. Projektfaktoren kan også altid ses på det enkelte projekt angivet med en farvekode (opsættes i systemadministrationen) og som indikerer, om det performer godt eller dårligt.

Funktionerne Omkontering af tid og Flyt allokeringer er til for at lette dit arbejde. I Omkontering af tid kan du flytte og/eller splitte medarbejdernes tidsregistreringer uden at skulle ind i ugesedler og projekter. Flyt allokeringer ligner funktionen Omkontering af tid og gør det let at flytte rundt på medarbejdernes allokeringer, hvis du skal ændre ressourceplanlægningen. Denne funktionalitet kan også tilgås direkte fra ressourceplanlæggeren.

TimeLog Help Desk rapporter

Hvis I gør brug af udvidelsesmodulet TimeLog Help Desk vil I finde alle de tilhørende rapporter i Projektadministrationen. Det er også her, hvor kunders supportaftaler oprettes.

Se en kort introduktionsvideo til TimeLog Help Desk.

Help Desk

 

Integrationer

De fleste projektledere kender Microsoft Project, og mange er glade for det. Derfor har vi gjort det muligt for dig som projektleder, at du uden problemer kan opsætte en projektplan og allokere medarbejdere til et projekt i Microsoft Project for derefter at hente det ind i TimeLog Project via en makro. Du kan så vælge enten at importere det som et nyt projekt eller importere det til et eksisterende, tomt projekt. Med andre ord kan du altså nemt opsætte og planlægge et projekt i Microsoft Project uden at være nødt til at gøre det samme en gang til i TimeLog Project. 

MS Project

 

Dette har du adgang til...

Udover at have adgang til de beskrevne menuer og funktioner, så har du også adgang til alle funktionaliteter gældende for følgende rettighedsniveauer:

Den eksterne medarbejder

Projektmedarbejderen

Tilbage til forsiden med

Kontakt din systemadministrator hvis...

Vi har her vist dig alle muligheder i systemet. 

Kontakt din systemadministrator, hvis du mangler instruktion i at bruge dem.