Simpel tidsregistrering i Excel er bedre end ingenting

3 måder tidsregistrering forbedrer dine MUS-samtaler på

En af de mange fordele ved tidsregistrering, som tit overses, er, at den hjælper med at udføre de årlige MUS-samtaler, som typisk ses som en byrde for alle. 

Maya Lander Gornitzka
Maya Lander Gornitzka
Channel Manager
TimeLog

Ny teknologi har ændret den moderne arbejdsplads, og måden de traditionelle MUS-samtaler bliver afholdt på bliver mere og mere forældet.

Tidsregistrering kan gøre MUS-samtaler mere konstruktive og begge parter kan få mere ud af dem, selv hvis der bare registreres tid i et Excel-ark.

Først og fremmest er tid og fremmøde vigtige performance-parametre, der fortæller meget om en persons effektivitet. Ligesom dine kunder gerne vil vide præcis hvor mange timer, som du bruger på deres projekter, så vil du som leder også gerne se, hvordan dine medarbejdere bruger deres tid.

Tidsregistrering ikke alene hjælper ledere med at måle og evaluere deres medarbejdere, den hjælper også til at forbedre den overordnede evalueringsproces.

Lad os tage et kig på 3 store fordele.

1) Tidsregistrering hjælper dig med at forberede MUS-samtalen

 

Den vigtigste forudsætning for en god MUS-samtale er, at du er godt forberedt. Ellers kan du risikere at misse chancen for at give dine medarbejdere værdifuld feedback, som kan motivere og anspore deres fremtidige udvikling. MUS-samtaler skal ikke være en forelæsning om medarbejderens tidligere fejl. Det skal være en chance for ham/hende til at lære og vokse med opgaven.

For at møde velforberedt skal du forud for samtalen have fundet svar på spørgsmål som:

  • Hvor mange timer har medarbejderen faktureret, og hvordan ser det ud sammenlignet med resten af teamet?
  • Hvilke projekter var de mest profitable, og hvad bidrog medarbejderen med (kvalitet og kvantitet)?
  • Hvad var deres kostpris ift. den omsætning, som de har genereret?
  • Hvor effektive har de været overordnet set?
  • Hvor meget fravær har de haft?
  • Hvor mange deadlines missede de etc.?

Når du har et tidsregistreringssystem, så vil du altid have disse data klar.

2) Data fra tidsregistrering hjælper dig til at være objektiv

 

Der er mange faktorer, der kan have indflydelse på din objektivitet. To forskellige ledere kan se den samme medarbejder i et helt andet lys. Det sker, fordi vi som mennesker finder det udfordrende at være upartiske – vi lader underbevidst irrationelle følelser påvirke vores dømmekraft. Måske synes du det er sjovt at være sammen med en kollega, og synes at han/hun er karismatisk. Eller du bliver påvirket af ting, som er sket for nylig, så du fokuserer på hvordan en medarbejder har opført sig i de seneste par uger i stedet for at se på hans/hendes overordnede performance.

Den bedste måde at holde MUS-samtalen så fair og objektiv som mulig på er at basere medarbejderevalueringen på konkrete data. Tidsregistrering hjælper dig til objektivt at sammenligne dine medarbejdere.

Hvis der skulle opstå uenigheder mellem din og dine medarbejdernes opfattelse af deres performance kan timesedlerne være til stor hjælp. Den bedste made at undgå en potentiel konflikt er at basere dine argumenter på ubestridelig fakta.

 3) Tidsregistrering hjælper dig med at give værdifuld feedback og sætte klare mål - i realtid

 

MUS-samtalen er en god mulig for dig til at dele dine oplysninger med dine medarbejder og fokusere på at forbedre deres performance, hvis der er brug for det. Tidsregistreringsværktøjer kan hjælpe dig til at genkende stærke og svage produktivitetspunkter for dine medarbejdere og delegere opgaver, der passer til deres spidskompetencer.

At give feedback én gang om året er ikke nok. Hvis dine medarbejdere ikke får løbende feedback, kan de føle sig usikre på hvordan andre ser deres performance, og den årlige MUS-samtale kan give et helt andet billede, end de forventede.

Tidsregistrering vil sikre, at dine medarbejdere får en meget bedre forståelse af, hvad der forventes af dem og indenfor hvilken tidsramme. De vil være i stand til at prioritere opgaver og opnå maksimal effektivitet. De vil være i stand til at identificere mønstre i deres arbejdsprocesser, være opmærksomme på hvordan mål bliver sat, se hvor meget tid de i virkeligheden bruger og rette til undervejs.

På den måde vil de altid vide, hvor de står og ikke blive overraskede eller fornærmede, når de møder op til MUS-samtalen.   

Et godt tip:  Skift til regelmæssige diskussioner

 

Med et tidsregistreringsværktøj får du overblik over, hvad der sker i din virksomhed i realtid. Hvis der er tidsmæssige eller andre udfordringer, kan du reagere med det samme. Hvis fx én medarbejder tit kommer for sent eller har meget fravær, så kan det være tegn på større udfordringer, der skal løses hurtigt, fordi det kan have indflydelse på resten af teamet. Det kan være det samme med medarbejdere, der har meget overtid. Det kan være pga. dårlig planlægning eller andre ting, som du skal tage i opløbet, så du undgår at dine medarbejdere brænder ud.

Mange ledende firmaer har allerede fundet ud at, at tiden der bruges på de traditionelle, årlige samtaler ikke er arbejdet værd, fordi de ikke giver de ønskede resultater. De har i stedet skiftet fx ugentlige eller månedlige regelmæssige samtaler eller evalueringer efter afslutning af store projekter.

Hvis du har et tidsregistreringsværktøj, så er du i stand til at lave det skift. Det giver dig mulighed for at følge resultaterne, registrere overholdelse af deadlines og holde dine medarbejderes fokus på de kortsigtede mål.

Når alt kommer til alt skal en moderne, konkurrencedygtig virksomhed ikke sætte fokus på medarbejderevaluering. De skal i stedet fokusere på medarbejderudvikling.

BONUS: Excel skabelon til tidsregistrering

Selv simpel tidsregistrering i Excel, vil give din virksomhed værdifulde data. 

Skabelon til tidsregistrering i Excel

Gode råd og inspiration

Lad de gode råd og inspiration til din forretning, komme til dig.

Se hvad vi kan gøre for dig!

  Tidsregistrering i Excel