Oplever du mange afbrydelser i løbet af dagen?

Bliver du afbrudt hele tiden?

Vidste du, at det tager mellem ½ time og 20 minutter at vende tilbage til en opgave, efter du er blevet afbrudt? Jo mere kompleks en opgave er, jo længere tid tager det. Ofte vender vi ikke en gang retur til den opgave, vi blev afbrudt i, fordi vi når at blive afbrudt af noget nyt! Der ligger et stort, tidsbesparende potentiale i at kigge afbrydelserne efter i sømmene.

Trine Kolding
Ekspert i effektivitet og planlægning
Trine Kolding - når tiden er vigtig!

Mange afbrydelser ligger i gråzonen

Afbrydelser er en af de vanskeligste tidsrøvere at komme til livs. For hvornår er afbrydelsen en del af jobbets præmis, og hvornår er det slet og ret en tidssluger?


Eksempel 1:

      Kunden, der ringer for at bestille en vare er nem nok. Selvfølgelig er det en del af dit arbejde at besvare kundehenvendelser.


Eksempel 2:

      En kollega spørger, om du har tid til at sparre med ham om en konkret sag. Vel også en del af dit arbejde?


Eksempel 3:

      Kollegaen, der stopper op for at fortælle dig om sin weekend. Tja, social snak er en del af at være på en arbejdsplads. Men hvornår er det for meget?


Eksempel 4:

    Kollegaen, der for femte gang ringer eller skriver for at få din hjælp til at løse en opgave, som du fire gange tidligere har forklaret. Opgaver søger hen, hvor de bliver løst! Naturligvis skal vi være hjælpsomme, men er der ikke grænser for serviceniveauet?

Jeg kunne blive ved med eksempler på afbrydelser. Nogle er helt tydelige tidsrøvere, mens en stor del ligger i gråzoneområdet, og det er især dem, vi skal forholde os til: Hvornår er det ok at sige nej tak til en afbrydelse, eller sige: ”Jeg vender retur, når jeg færdig med den opgave, jeg er i gang med”?

En fælles indsats for at reducere afbrydelser

At nedbringe antallet af forstyrrelser i løbet af en arbejdsdag kræver en fælles indsats. Nogle virksomheder har fx en afbrydelsesrig kultur, hvor ledere og medarbejdere har vænnet sig til at afbryde hinanden for et godt ord. Det er nødvendigt i fællesskab at kigge på, hvor I kan sætte ind. Er det ok at stille et spørgsmål ud i hele storrummet, eller går man hen til rette vedkommende? Skal man sige godmorgen til alle, når man møder ind, eller er det nok at hilse på skrivebordsnaboen? Er der lokaler til rådighed til de mange små møder i løbet af en dag? Etc.

Et nemt sted at starte – dig selv

Det er som regel nemmest at starte med sig selv. Hvornår er du i virkeligheden din egen værste fjende: Har du stadig en pop up eller et lille ikon, der indikerer, at en ny mail er kommet? Forbløffende mange har ikke deaktiveret denne funktion, fordi de ikke ved hvordan! Er du blandt dem, kan du nu selv vælge, om du skal forstyrre IT support med dette spørgsmål eller selv bruge tid på at finde svaret.

Er du ’en sagssurfer’? Springer du rundt mellem sager og opgaver og har svært ved at holde fokus på én ting ad gangen? Det kan sagtens være resultatet af en lang periode med afbrydelser. Vi kommer ganske enkelt ud af træning med at arbejde koncentreret. Øv dig i at starte på én ting ad gangen, og hold fast i denne så lang tid som muligt.

Er du et rodehoved? Bunker og mange post its på skærmen eller skrivebordet sorterer under begrebet ’øjenstøj’, dvs. visuelle forstyrrelser, der fjerner vores fokus fra dét, vi er i gang med.

Er du selv en tidsrøver for andre? Måske hører du til blandt gruppen af mennesker, der er bange for at revne, hvis du ikke straks kommer af med alle dine tanker, gode ideer og andre påfund. Ikke alt behøver at blive delt med det samme! Øv dig i at samle sammen i en bunke eller i et dokument: Hav en blok liggende, hvor du kan notere alle de fantastiske tanker ned, og når du har samlet et vist antal, kan du gå over til at ringe eller skrive til den pågældende person.

Der er nok af steder at starte, hvis du kunne tænke dig en arbejdsdag med færre afbrydelser.

God fornøjelse!

Inspiration til din forretning?