ETC - Estimate to Completion - nyt projektværktøj i TimeLog Project

ETC-funktion til projektledere

Tiden er en meget vigtig faktor i stort set alle projekter. Derfor har I brug for et værktøj, der kan hjælpe med at holde styr på tid, deadlines og fremdrift. TimeLog præsenterer: ETC - Estimate To Complete.

ETC er kendt af de fleste projektledere som en vigtig parameter til at måle den tidsmæssige fremdrift på et projekt, og som en vigtig metode til at estimere resttiden på samme, både på faseniveau og projektniveau. ETC står for Estimate To Complete, og er en ny funktion i TimeLog Project v5.9, hvor projektdeltagere kan angive, hvor lang tid de forventer at bruge på at færdiggøre de opgaver, som de er allokerede til på projektet.

Fang afvigelser før tidsplaner skrider

Hver uge opdaterer projektlederen projektets tidsbudget med medarbejdernes (nye) estimater og kan på denne måde altid se, om projektet følger planen og budgettet. Dette gør det særdeles nemt at fange eventuelle afvigelser fra planen og rette ind i tide, så hverken planer eller budgetter skrider. Resultatet er bedre overholdelse af deadlines og hurtigere reaktionsevne på projektlederniveau.

Start med effektiv estimering – afslut med…

ETC-funktionen har mange indgangsvinkler i TimeLog Project. Lige fra den første estimering af opgavernes tidsforbrug til opfølgning på samme og en projektlog over medarbejdernes tidsestimater. Kort og godt kan ETC bruges fra før projektet går i gang til den sidste allokering på projektet afsluttes. I det følgende viser vi en række scenarier, hvor ETC-funktionen har sine klare fordele:

Scenarie 1: Ved afgivelse af tilbud

Når I skal afgive tilbud på opgaver, kan I bruge ETC-funktionen i TimeLog Project til først at planlægge projektet og herefter få et præ-estimat af tidsforbruget. Projektlederen kan ved at sende en ETC-forespørgsel ud til hver medarbejder danne sig et realistisk billede af det faktiske tidsforbrug på opgaven og dermed bedre sætte projekter i søen, som giver reelt overskud på bundlinjen. Dette gør både kunden og ledelsen glad.

Scenarie 2: Ved stramme deadlines og flere samtidige projekter

Når I har flere større projekter på samme tid, kan I med fordel benytte jer af ETC-funktionen, der kan tjene som et pejlemærke på, hvor projektet befinder sig, og hvordan det summerede tidsforbrug (EAC – Estimate At Completion) påvirker de øvrige projekter i organisationen, når færdiggørelsen af projektopgaverne rykkes ud fra medarbejdernes estimater. En medarbejder kan fx have brugt 10 timer ud af et budget på 20, men med en fremdrift, der kun svarer til 5 timer, og derfor er der brug for yderligere 15 timer til opgaven. Det samlede tidsforbrug på fasen/allokeringen bliver således 25 timer.

Scenarie 3: Som dialog- og udviklingsværktøj

Hvis en medarbejder flere gange har afgivet sit resttidsestimat på en opgave med en høj usikkerhed, hvorefter tidsbudgettet bliver overskredet, er loggen over hver medarbejders estimater et godt værktøj til dialog. Måske mangler medarbejderen, at opgaverne beskrives bedre, eller måske har opgavernes scope ændret sig flere gange, så der eksempelvis er behov for et for-projekt, før den egentlig opgave kan igangsættes. Loggen over medarbejdernes estimater kan på denne måde tjene som et dialogværktøj og på sigt være et projektudviklingsværktøj for både projektleder og medarbejdere.

Med andre ord er der rige muligheder for at bruge ETC til lige præcis dét I vil – og samtidig få overblik, mens projekterne holdes på sporet. What’s not to like??

Læs vejledningerne:

Sådan opsætter du ETC

Sådan afgives ETC

Sådan bruges logfunktionen i ETC

Bliv klogere på ETC-funktionen lige her:

Error