TimeLog Project v 5.6 har et nyt og brugerdefineret kommentarfelt

TimeLog Project 5.6 released

I denne version er der to store nyheder samt nogle mindre ændringer til den eksisterende funktionalitet, såsom den meget ønskede mulighed for at kunne fakturere kunder i flere forskellige valutaer i stedet for kun én fastsat valuta.

For alle som gerne vil spare tid på fakturering, er den nye fakturalinjeeksport et vigtigt redskab, da denne rapport kan indstilles til præcis de behov, som jeres økonomisystem har af importkrav. Det vil lette overførslen af fakturering til jeres økonomisystem og spare jer for manuelle indtastninger.

Derudover byder vi på en ny dimension til tidsregistrering; nemlig muligheden for at lave jeres eget brugerdefinerede kommentarfelt.

Forbedringer af eksisterende funktionalitet

Rapport: Budgetopfølgning
Det er nu muligt at få vist restbudgettet som en negativ værdi, hvis budgettet på projektet er overskredet. Funktionen vælges under visningsmuligheder.

Dette giver projektlederne et bedre overblik over, hvor meget der er tilbage på det enkelte projektbudget eller størrelsen af budgetoverskridelsen.

Rapport: Betalingsplaner - oversigt
Afdelingsfilter er nu tilføjet segmenteringskriterierne for dem, som bruger TimeLog Departments.

Rapport: Omsætning - generel
Denne rapport har fået tilføjet en ekstra dimension, så man nu kan vælge mellem at få vist omsætningen enten i den fakturerede eller indtægtsførte værdi. Det er især brugbart for brugere af TimeLog EVM.

Fakturering i forskellige valutaer
Det er nu muligt at afvige fra den valgte valuta på kundekortet, når der faktureres. Før var det kun muligt at ændre valuta på selve kundekortet. Med denne ændring er faktureringen i TimeLog Project derfor blevet endnu mere fleksibel.

Valgfri dimension tilknyttet fakturapotentialet
Da vi i version 5.5 og 5.6 har indført både varenumre og et brugerdefineret kommentarfelt, har vi nu gjort det valgfrit, hvilke af disse dimensioner eller hvilken fasetype, der skal vises i jeres fakturapotentiale. Dermed er det nemmere manuelt at gruppere fakturalinjer efter disse registreringer. I vælger selv den ønskede dimension i Fakturaopsætning under Systemadministrationen. Det er også her, I kan aktivere en grupperingsfunktion for det brugerdefinerede kommentarfelt, når fakturalinjer tilknyttes en faktura.

Eksport af fakturalinjer

Der findes tusindvis af forskellige økonomisystemer på markedet og dermed ligeså mange forskellige filformater, der er nødvendige for at kunne importere data ind i økonomisystemerne. I TimeLog Project 5.6 er det nu muligt at tilpasse en eksport af fakturalinjer, så det passer lige præcis til jeres økonomisystems importkrav. Med en generel opsætning af denne eksport kan I nemt eksportere data i det rigtige filformat med de rigtige kolonner i den rigtige rækkefølge uden selv at skulle modificere data i Excel først.

Dermed kan I hver måned spare tid på disse manuelle processer og nemt få overført jeres fakturaer til viderebehandling i jeres økonomisystem - det eneste det kræver, er at jeres økonomisystem kan importere filer.

Konfigurering af eksport af fakturalinjer
Eksporten skal konfigureres på to niveauer, så det passer til de importkrav, som er i økonomisystemet. Det drejer sig om:

  • De generelle egenskaber såsom filformat, datoformat og antal decimaler.
  • Opsætning af hvilken rækkefølge data skal struktureres på fakturalinjerne, og hvilke kolonner der skal med i eksporten.

Konfigureringen foregår i Systemadministrationen under Økonomi / Fakturering og selve eksportfunktionaliteten findes under Ledelsesrapporter.
Kontakt support@timelog.dk for at få et tilbud baseret på importkravene til jeres økonomisystem, hvis I vil slippe for selv at sætte formatet op.

Brugerdefineret kommentarfelt

Har I brug for at registrere mere end bare timer sammen med tidsregistreringerne (udover en generel kommentar), har vi nu udviklet et ekstra brugerdefineret kommentarfelt til dette formål.

Det giver helt nye muligheder i forhold til tidsregistreringen i TimeLog Project, da I nu kan registrere fx et eksternt supportsagsnummer, en tælling, et produktnummer eller noget helt andet med hver enkelt tidsregistrering.

Konfigurering af det brugerdefinerede kommentarfelt
Det brugerdefinerede kommentarfelt konfigureres i Systemadministrationen under Opsætning af tidsregistrering. Herefter vil det være muligt at bruge det brugerdefinerede kommentarfelt i alle TimeLog Projects tidsregistreringsinterfaces samt i TimeLog Tracker for Android og iPhone.

I bestemmer selv, hvad I vil kalde det brugerdefinerede kommentarfelt, da det kan bruges til jeres specifikke behov. I skal angive navnet under Opsætning af tidsregistrering i Systemadministrationen, og dette vil så fremgå i TimeLog Projects interfaces. Derudover vælger I også, hvorvidt det skal være obligatorisk at angive data i kommentarfeltet. Der er tre muligheder:

  • Ja, det skal anvendes: Her er det obligatorisk ved hver enkelt tidsregistrering, og man kan ikke gemme tidsregistreringen uden at angive data i feltet.
  • Nej, det er valgfrit: Det betyder, at det ikke er obligatorisk at udfylde feltet
  • Bestemmes på faseniveau: Projektlederen afgør på hver enkelt fase, om det er obligatorisk at udfylde feltet.

Hvilke data kan registreres?
Der er to valgmuligheder for, hvad der kan registreres i feltet:

  • Alle tegn tilladt: Her kan I skrive både sætninger og tal.
  • Kun hele tal:  Her er det kun muligt at indsætte hele tal dvs. hverken tekst eller decimaltal.Dette er nyttigt, hvis I eksempelvis skal rapportere antal enheder pr. tidsregistrering, og det gør det nemt at lave udtræk til Excel eller pivotrapporter.

Hvor ses disse data?
Hvis man gerne vil fakturere ud fra en sortering på det brugerdefinerede kommentarfelt, er det muligt at få vist det i fakturapotentialet i stedet for på fasetyper. Det gør det muligt at sortere fakturalinjerne baseret på indtastningerne. Dette vælges under Fakturaopsætning i Systemadministrationen. Derudover har vi også tilføjet muligheden for gruppering af fakturalinjer baseret på det brugerdefinerede kommentarfelt. 

Data fra det brugerdefinerede kommentarfelt kan ses følgende steder i TimeLog Project:

  • Rapporten Tidsregistreringer(under Projektadministration): Det er muligt at få en subtotal for hver unik tekst, når der sorteres på den ekstra tekstkolonne.
  • I alle interfaces med mulighed for at se detaljerede tidsregistreringsoplysninger i et pop-up vindue.
  • I den detaljerede ugeseddel (F11).

Det er fra disse interfaces også muligt at få data med i eksport til andre filformater, så der kan arbejdes videre med det.

I hvilke versioner findes disse nye features?
Både TimeLog Business og TimeLog Enterprise får alle ovenstående nyheder.

I TimeLog Team vil det være nyheden omkring rapporten Omsætning - generel samt fakturering i forskellige valutaer, som vil være tilgængelig.