100 tips til din kravspecifikation før I køber forretningssoftware

100 tips til din kravspecifikation

Der er mange andre spørgsmål end lige dem, jeg har listet, og det er kun fantasien, der sætter grænser, og jeg har selvfølgelig fået inspiration i forhold til de processer TimeLog Project understøtter.

Dette er en fortsættelse af min tidligere blogpost "Hvordan forbereder man sig bedst inden køb af forretningssoftware" og opremser mange af de spørgsmål, man bør stille sig selv for at finde ud af, hvilke krav det nye system, som minimum skal kunne opfylde.

Forhåbentlig kan nedenstående være en inspiration til at finde på ekstra spørgsmål, som I skal have besvaret. Er der spørgsmål, som du synes mangler på listen, må du meget gerne dele dem med os andre via kommentarboksen, så vi alle kan blive klogere.

Tidsregistrering

  1. Hvad vil I gerne have forbedret ift. jeres nuværende måde at tidsregistrere på?
  2. Vil I registrere alt jeres tid (intern og ekstern) eller kun projekttid (ekstern)?
  3. Har I brug for at skrive kommentarer til jeres tidsregistreringer?
  4. Laver jeres medarbejdere mange forskellige ting i løbet af dagen eller arbejder de koncentreret på et projekt i flere timer ad gangen?
  5. Skal jeres medarbejdere kunne tidsregistrere via deres mobil?
  6. Bruger jeres medarbejdere Outlook meget, og vil de gerne have mulighed for at tidsregistrere fra Outlook?
  7. Hvordan håndterer I flex?
  8. Har alle adgang til internettet?
  9. Har I brug for en godkendelsesproces til afrapportering af timer?
  10. Hvordan vil I gerne registrere fravær?
  11. Har I brug for at styre ferie?
  12. Vil I gerne understøtte lønberegningen til jeres lønsystem?

Udlægshåndtering

  1. Har I brug for at registrere indkøb/udlæg?
  2. Har I brug for at registrere rejseafregninger?
    1. Har I brug for at registrere diæter?
    2. Har I brug for at registrere kørsel?
  3. Skal disse faktureres videre til kunden, og vil I have mulighed for at lægge en avance på?
  4. Har I brug for et godkendelsesflow for medarbejdernes udlægsregistreringer?
  5. Har I brug for at skelne mellem udlæg på firmakort/fakturaer og personlige medarbejderudlæg?

Projektstyring

  1. Hvilke kontraktformer benytter I (medgået tid, fastpris, klippekort, retainers, andet)?
  2. Blander I nogle gange forskellige kontraktformer på samme projekt?
  3. Har I forskellige kostpriser per medarbejder?
  4. Har I forskellige timepriser per medarbejder?
  5. Har I kundespecifikke timepriser?
  6. Bruger I forskellige timepriser på samme projekt?
  7. Ved fastprisprojekter - er I interesseret i at se værdiberegningen ud fra en gennemsnitlig timepris, eller hvor meget I kunne have solgt projektet til på medgået tid?
  8. Hvordan budgetterer I jeres projekter i dag?
    1. Budgetter I både i timer og værdi?
    2. Har jeres medarbejdere et personligt budget for deres arbejde?
    3. Budgetterer I på faseniveau eller kun på overordnet projektniveau?
    4. Kan værdien/timerne på jeres projektbudget og projektkontrakt være forskellige?
    5. Budgetterer I jeres projekter i forskellige valutaer?
  9. Hvor mange faseniveauer bruger I på jeres mest komplekse projekter?
  10. Vil I gerne allokere specifikke ressourcer til jeres projekter eller skal alle have lov til at se alle projekter?
  11. Vil I gerne beregne igangværende arbejde?
  12. Har I brug for en oversigt over, hvor belastede jeres medarbejdere er?
  13. Er det vigtigt at kende op- og nedskrivninger på projektfaktureringen?
  14. Vil I gerne have et ganttkort på projektniveau?
  15. Arbejder I med milepæle på jeres projekter?
  16. Arbejder I med princippet ETC (estimated time to complete)?

Fakturering

  1. Fakturerer I jeres kunder per projekt eller samlet på én faktura?
  2. Har nogle af jeres kunder en anden fakturaadresse end besøgsadresse?
  3. Vil jeres kunder have en detaljeret faktura eller en meget simpel faktura?
  4. Fakturerer I i forskellige valutaer?
  5. Har I brug for flere fakturaskabeloner?
  6. Gør I nogle gange brug af op- og nedjusteringer på fakturaen?
  7. Har I behov for at gøre registreringer ikke-fakturerbare?
  8. Har I et specielt workflow for godkendelse af fakturaer og faktureringspotentiale?
  9. Sender I fakturaer til det offentlige?
  10. Har I overblik over planlagte betalinger frem i tiden?

Rapportering

  1. Hvilke nøgletal arbejder I med i dag?
  2. Vil I gerne kunne afdække dækningsgraden per projekt/kunde/medarbejder?
  3. Vil I gerne kunne se medarbejdernes faktureringsgrad og ekstern%?
  4. Vil I gerne kunne se en analyse af, hvad I har brugt jeres ressourcer på?
    1. Hvilke kunder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
    2. Hvilke forretningsområder der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har skabt størst værdi?
    3. Hvilke projekter der har taget mest af jeres tid, og hvilke der har været mest rentable?
  5. Hvilke medarbejderrapporter har I brug for?
  6. Vil I gerne sammenligne jeres projekters performance uagtet projekternes størrelse?

Organisationen

  1. Vil I gerne inddele systemet i afdelinger på flere niveauer?
  2. Har I internationale medarbejdere eller kontor i udlandet, så I har behov for at systemet er på forskellige sprog?
  3. Gør I brug af bonus I jeres organisation - hvis ja, hvilke key performance index' udregner i bonussen ud fra?

Yderligere overvejelser

  1. Har I brug for integration til andre systemer?
  2. Har I brug for at kunne trække jeres data ud i Excel, Word, PDF, XML eller .txt?
  3. Har I et CRM-system i forvejen, eller vil I gerne have, at salgsafdelingen skal kunne styre deres pipeline i systemet?
  4. Vil I gerne kunne segmentere jeres kundedatabase ved brug af jeres egne kriterier?
  5. Supporterer I jeres kunder i dag ved hjælp af et help desk-system?
  6. Vil I gerne dele information med jeres kunder via et extranet?
  7. Har I brug for dokumentstyring eller kan I nøjes med at linke til kunde-/projektfolderen på jeres server?

Læs og download alle 100 spørgsmål lige her: