5 argumenter for tidsregistrering

Hvordan får jeg mine medarbejdere til at registrere tid?

Det er en af de største udfordringer, organisationer står over for, når de vil indføre et tidsregistreringssystem for første gang, da mange ser tidsregistrering som en ekstra byrde.

For nogle medarbejdere føles tidsregistrering som overvågning, og de føler det er ubehageligt, at lederen kan følge med i, hvad de laver, og præcis hvor lange arbejdsdage, der registreres. Det er især svært at indføre tidsregistrering i en organisation, som aldrig har tidsregistreret før, da det kræver disciplin at få det gjort til tiden og præcist. Derfor er det vigtigt, at lederne får kommunikeret formålet med tidsregistreringen ud til alle i organisationen, så der dannes en fælles forståelse for, hvorfor det er vigtigt.

Men hvis man virkelig vil have succes med tidsregistreringen er det vigtigste aspekt, at medarbejderne får svar på spørgsmålet:

"What's in it for me?"

Før dette spørgsmål er besvaret, bliver det svært at håndhæve daglige tidsregistreringer uden at skulle bruge en masse tid på opfølgning og påmindelser - som hverken er sjovt for lederen eller medarbejderne.

Det er forskelligt fra person til person, hvad der motiverer den enkelte til en regelmæssig tidsregistrering. Hvilken motivation der virker for den enkelte afhænger især af rolle i organisationen og medarbejderens psykologiske profil. For eksempel reagerer projektledere oftest på, at de bedre kan holde styr på deres projekter, og projektmedarbejdere reagererer på, at de kan bruge tidsregistreringerne til at dokumentere over for lederen, hvorfor de ikke kan nå en deadline.

Her er nogle argumenter i forhold til forskellige motivationsfaktorer, som vi er stødt på gennem tiden, og som kan hjælpe med at svare på spørgsmålet "what's in it for me":

Det økonomiske argument

Tidsregistrering sikrer, at alle timer på kunder bliver registreret, og det skaber flere fakturerbare timer, som dermed skaber større omsætning. Et resultat af dette er en mere profitabel virksomhed - og jo flere penge der tjenes, jo større er chancen for vækst og dermed ingen nedskæringer, hvilket giver personlige fordele for alle.

Det personlige argument

Tidsregistreringerne kan bruges som værktøj i en MUS/PU samtale mellem den enkelte medarbejder og lederen. Det kan være yderst brugbar information, da det kan hjælpe til at sætte nogle personlige mål samt til at redegøre for en evt. for stor arbejdsbyrde. Dermed motiveres medarbejderne til at udføre tidsregistrering, da det ikke længere kun er projekt- og afdelingslederne, der får gavn af dem. De kan pludselig give en præcis dokumentation for, hvorfor de ikke kan nå de ting, de skal, hvis der hele tiden kommer opgaver ind fra siden, der skal løses. Dermed kan tidsregistrering være med til at forbedre den enkeltes hverdag.

Det serviceorienterede argument

Ved at få et overblik over, hvor lang tid, der er brugt på de enkelte opgaver, har organisationen mulighed for at justere projektplanerne løbende og have en fornuftig dialog med kunden om, hvorfor en deadline fx ikke kan nås til tiden. Det kan fanges i opløbet og tilmed dokumenteres, så projektet ikke afleveres til en sur kunde, som ikke har lyst til at handle med jer igen.

Det projektøkonomiske argument

Med tiden bliver det muligt at få et overblik over fastprisprojekterne. Er projekterne rentable eller ej? Dermed er der belæg for at justere tilbud på lignende projekter, så der ikke tabes penge på projekterne. Derudover kan man også hurtigt se, hvilke kunder, der er de mest profitable for forretningen. Oftest overrasker det, hvilke kunder der giver det højeste dækningsbidrag.

Det analytiske argument

Hvad bruger virksomheden tiden på? Er det på de rigtige projekter eller forretningsområder i forhold til strategien, eller bruges der for meget tid på administration? Tidsregistrering kan være med til at flytte en virksomhed fra at være administrerende og analyserende til at være mere eksekverende, og det gavner alle i virksomheden.

- og her er TimeLog selv et godt eksempel. Da vi for ca. et år siden begyndte at analysere mere strategisk på vores tidsforbrug, fandt vi ud af, at vi skulle ændre nogle arbejdsgange og bruge mindre tid på administration. Det er siden da lykkedes os at få ændret mange af de udfordringer, vi stod over for, og vi kan nu hele tiden følge med i, om vi er ved at falde tilbage i det gamle spor, eller om vi holder os på den nye vej.

Har du nogle gode argumenter eller råd, som du vil dele ud af, så vil vi meget gerne høre dem.